スーパーマーケット 事務部門の仕事内容|お仕事紹介

職場のナカミ

スーパーマーケット 事務部門の仕事内容|お仕事紹介

どんな人でも少なくない数で出入りする食料品売り場の1つ、スーパーマーケット。

限られた空間内部に多くの品揃えが施され、毎日の食卓を彩る食材の素材が売られていますが、
一見してどのお店でも見られる食材のそれぞれは各部門の担当者によって管理されています。

そして多くのスーパーマーケットに存在する部門のそれぞれは

レジ・サービスカウンター・事務・青果・精肉・鮮魚・総菜・日配・グロッサリー

などなどと区分され、お店によってはこの他にも衣料品やフードコートなども存在しますが、ここではそれらをその他として区分しますね。

 

という事でこんにちは、すえです。

ここでは就職した際に『予想と違っていた…!』という結果にならないために、

スーパーマーケットのお仕事

を紹介していますが、更に各部門の詳細という事で

事務部門

に絞ったお仕事内容を紹介しますね。

事務部門の知識と仕事内容

まずは事務部門の知識から。

スーパーマーケットやストアーといった呼ばれを持つ店舗の場合の事務所とはさほど広いスペースを有しているわけでもなく、事務所というよりは全部門共有の作業スペースと呼ぶような印象の場所とも例えられる場合があります。

事務の最重要業務である売上金や両替機といった設備、そして入荷に関する伝票管理は確かにありますが、
今はコンピューターによる自動化が進んでいますので小中規模の店舗においては四六時中事務員が部屋の中でせわしなく動き回る印象はやや低めに感じます。

ただ、規模が大以上…というよりは、1つの店舗内に多くのテナントが入る施設となれば一気に管理項目が増えるため、そうなると複数の事務員で売上金や衛生面の管理徹底が求められるようになります。

こうなると給料のワリに合わないという問題も出てきますが、ここではスーパーマーケットの事務という話で進めていますので、てんやわんやとなる大規模店舗の話は別の話としておきます。

 

さて、話を戻して『事務』という立場のお仕事ですが、スーパーマーケットという店舗においてはその立ち位置が不明確な部門でもあります。

既に上述していますが、店舗規模の影響と電子化の発展もあって事務らしい仕事というものが著しく減少しており、特定の時間を除いては常に必要かと言われれば必ずしも『そうだ』とならないケースもあるからなんですね。

そんな理由で事務作業以外の時間にはレジに立ってみたり、清掃要員を抱えない店舗では清掃員代わりの仕事をしてみたり、グロッサリー部門の商品を整頓してみたり…と、どこまで機転を利かせられるかが重要性の鍵となる部門とも取られるかも知れません。

事務の仕事内容『精算』

小売店舗存在の最大理由は『商品を売って現金を得る事』です。

お客様の生活を~~~なんて言うのは建前でして、売ってナンボの考えが無くては経営の意味が無いという訳ですね。慈善事業ではありませんので。

という事でお金…特に現金に関する仕事は何よりも最優先されるわけですが、その最優先業務を事務は処理するわけです。

精算された各レジの売上金を集約し、そこで最終となる再清算。

各レジでの現金過不足も問題ですが、その後の過不足もやはり大問題。

もちろん、過不足に関する規定はそれぞれの企業が基準を設けている筈ですが、いずれにしても神経を使う仕事である事には変わりません。

事務部門の仕事内容『伝票処理』

商品入荷に関する伝票処理も事務部門の仕事の1つですが、インターネットが当たり前の時代に突入した今現在では電子処理が当たり前となり、入荷伝票を保存しない店舗も増えているようです。

入荷伝票とは発注した商品とその数が一致するかどうかを確認するための書類の事で、本来であれば担当従業員が商品入荷時に立ち会い検品をするのが当然でした。

ですが、ここのところは不景気の影響もあって、納品時の検品に人を割くよりも実働的な人件費活用という意味合いで『来た商品は即座に順次陳列』というケースが多く、この検品が行われない店舗も増えているようです。

変な話ではありますが、今どきは検品義務が無駄と考えられるようになっている傾向ですね。運送業界の多くも時間に余裕が無いため、商品を卸したら放置でさっさと次の店舗へ…というのが当たり前です。

当然、検品を行わないのですから伝票を手にする機会も無く、検品していないのだから伝票を保管したところで意味を成さないのが道理です。

何よりも全てのデータは電子処理で管理されているので、入荷があった時点で完納と見なし、数の不一致や不良品の入荷に関してはその後の問題として取り扱われますが、目まぐるしく流動する商品の入れ替わりでこれらの問題が問題視されにくいのも問題と言えば問題かもしれませんね。

いずれにせよ事務の管理問題ではありませんが、結局のところ仕事が1つ減っている現状という事でしょう。

例えば○○メーカーの△△という商品の在庫状況が知りたい場合は、パソコンで該当商品を洗い出し、

『××個の在庫がある筈です』

といった具合です。

 

ちなみに余談ですが、以前僕がお世話になった店舗では特売品のカップラーメンが120ケース入荷しましたが、気付けば150ケース売れていたという珍現象があったようです。

納品時の検品をしないという事はこういったミスを完全に見逃す行為でもあり、この余談は店舗にとってはラッキー要素でしたがこの反対もあって不思議ではないという話ですね。

事務部門の仕事内容『応援』

小さな店舗ほどに事務が施す業務処理は少なく、結果的に時間を持て余す傾向にあります。

例えば電話番で必ず事務所内に1人は滞在しなくてはいけないという状況下であっても、2人以上だと確実にやる事が無くなると考えられますね。

そうなると事務員は他の部門の応援や雑用で時間を潰す事になります。

企業や店舗によって応援先は異なりますが、多くの場合はレジ応援が一般的のようです。

ピーク時はとにかくレジが混雑する事は今更説明の必要もない事かと思われますが、客を待たせない事はその後のリピート率に大きく影響するため最優先の応援先と言えるでしょう。

なお、事務員がレジ応援を任される理由の1つは、多くの場合は入社時はレジからスタートするからだと言われています。

つまり、勝手知ったる過去の作業場という事もあって、スムーズに事が進む為に期待される補充員という事でしょうね。

言い方を変えれば青果上がりの事務員であれば、応援先が青果という事も十分に考えられる事です。

 

なお、ピーク時間でもない余り時間の応援先はと言えば、売り場全体の陳列作業が一般的のようです。

事務部門の仕事内容『お釣り準備』

一概に事務の仕事とは言い切れませんが、各レジに準備されるお釣り用の現金を準備する仕事もあります。

現金の問題はスーパーマーケットに限らず繊細にしてシビアですので、中間に人を立てるのが基本的であり、その代表格が事務員という事になり、信用の証となります。

例えばAさんが担当するレジのお釣りをAさんが準備するようであれば不正やミスが発覚した場合に全ての問題がAさんに集中してしまい、不利益はもちろん、場合によっては不必要な疑いも発生してしまいますからね。

現金の取り扱いとはそれほどまでに重要でして、場所によっては店舗の最高責任者でもレジに使用する現金(お釣り)は触れられないという場合もあるようです。

事務部門の仕事内容『店内アナウンス』

『毎度○○にお越し頂いて誠に有難うございます』

という前振りの話はレジ・サービスカウンター部門のお仕事内容でも触れましたが、これと同様の業務が事務室から行われる場合もあります。

店内アナウンスにおけるサービスカウンターと事務室との大きな違いは『店内か、店外か』という部分でして、店内状況を見回す事の出来るのがサービスカウンターならば、裏方の状況を把握できるのは事務室という事になるのですね。

という事で事務員が行う店内アナウンスは業務連絡に集中し、その多くは搬入に関するアナウンスに集中するイメージです。

事務部門の仕事内容『発注』

商品の取り扱いに疎遠な事務部門ではありますが、備品という形で発注するものは数多くあります。

中でも値段を付けるためのラベルや小分けするためのトレーなどは在庫を切らした時点で販売が出来なくなるため、ある意味で最重要項目ともなります。

お店にあって当たり前の備品の多くは一括して事務員が担当する事になるケースが多い印象です。

事務部門の仕事内容『現金回収』

ここで表現する現金とはレジ内の売り上げ金ではなく、店舗に設置される公衆電話機や自動販売機、証明写真撮影機やゲームコーナーといった、レジを通過せずに支払われる現金の回収を意味します。

全ての現金を回収するのかと言えばメーカーが処理する場合もありますので一概には言えませんが、基本的に店舗や企業が買い取ったりレンタルしたりするものであれば、その回収は各店舗の事務員が回収する事が多いようです。

必然的に小銭が多くなり重量ですので、足腰に気を使う必要がありそうですね。

事務部門の仕事内容『リサイクル管理』

エコロジー運動が盛んとなった今現在では、不燃と可燃を分けたリサイクル運動が多くの店舗で実施されている事は説明する必要はないでしょう。

これらの管理・一時回収なども事務員の仕事となる場合が多く、回収量が多い場合にはレジ担当なども動員して行う場合もあります。

リサイクル目的の廃材は少量では単なるゴミとして認知されますが、これも積もれば立派な収入源に成り代わったり、商品(備品)の購入時の値引きに影響しますので侮れない業務といった所でしょう。

事務部門の仕事内容『出欠管理』

多くの従業員はタイムカードで勤務時間を管理されていますが、その最終管理は事務員が行う場合が多いようです。

各従業員の出欠に関しては各従業員が自分でタイムカードを切るため問題ありませんが、店舗に立ち寄らない出張や有給休暇の管理は直接手入力をする必要がありますので責任は重大となります。

事務部門で働く利点と欠点

最後に事務部門で働く場合に備え、部門特有の良し悪しを簡単にまとめてみます。

全ての職場に言える話の1つとしては、どこを覗いてもその場の良し悪しがある訳ですが、事務部門でも同じ話です。

ただ、その良し悪しは人の判断に委ねられるところでもあり、実際の良し悪しを判断するのは実際に働く人であるため、この良し悪しが逆転する可能性もあれば、どちらかにまとまってしまう可能性もあるかも知れませんのでご了承を。

事務部門で働く利点

多忙な店舗では事務職員としての求人広告もありますが多くの場合はレジからの求人となりるため、『レジ→サービスカウンター→事務』というステップアップを踏まえて事務員となるのが基本的な印象です。

このケースの事務員だと自然と経験豊富になり、言わずとも各部門やテナントの知識が備わるために必然的にリーダー格として認められる事でしょう。

これまでの話で何度か触れましたが、事務員という立場は一部で店舗トップや本社職員でも安易に立ち入れない部分が存在するため、その重要度合いはわざわざ説明する必要が無いかと思われます。

 

事務員はある言い方をすれば何でも屋といった表現も似合い、そういった意味ではオールマイティな位置付けでもあります。
言い方を変えれば余った時間を器用に立ち回る事が出来れば、それに応じて多くの従業員の核となる事が出来るでしょう。

備品を取り扱う意味では全部門をまたぐため、必然的に店長クラスに並ぶ重要人物として広く認知される人物でもあります。

事務部門で働く欠点

同じ事務員でも入社と同時に事務員となれば、覚える事が多過ぎてそれだけで混乱は必至でしょう。

意味不明な専門用語に理解しきれない部門の顔も知らない相手との会話、急な応援要請で四苦八苦。という話はよく聞きます。

オフィスの事務をイメージして入社しようものなら便利屋という錯覚が生まれますが、人件費削減が当たり前となっている今日の日本においてはスーパーマーケットに限らず、多くの事務業務とはそういった感じで作業そのものが多岐に渡るものです。

バブル時代の好景気とは一変してどこも削減を意識する日本企業ですが、スーパーマーケット内の事務員の保有数もその削減に含まれます。

何が言いたいかというと、少ない人数で数多い部門やその他雑用じみた管理も事務員が施すケースが多くなってしまい、体力も神経も磨り減る仕事として目に映る面もありそうですね。

 

クレームの第一報を受け付けるのも事務員となり易く、相手によっては無茶なクレームを押し付けてくる場合もありますので、こちらの意味でも精神を消費するかも知れません。

クレームの処理はケースバイケースですが、常に落ち着いた対応を心掛けましょう。

関連記事:スーパーマーケットの各部門業務内容紹介

以下では食料品を取り扱うスーパーでの各部門の仕事内容を伝えています。

企業規模や店舗規模によって多少の差はあるかも知れませんが、概ね通用する話ではありますので食料品スーパーに入社を考える場合には参考にして下さい。

一般的に呼ばれる部門の名称と簡単な業務内容を記しておきます。

【スーパーマーケット共通業務】へ
スーパーマーケットで働く場合に考えられる共通業務など

【レジ・サービスカウンター】へ
会計・配達サービス・雑用など

【事務】へ
電話対応・書類による管理・各部門管理・金銭管理・雑用など

【青果】へ
野菜類・果物類などの陳列・加工など

【精肉】へ
生肉類・加工肉類などの陳列・加工など

【鮮魚】へ
生魚・加工魚類(主に海産物)などの陳列・加工など

【惣菜】へ
おかずや弁当の陳列・調理など

【日配(デイリー)】へ
賞味期限の短い加工食品の陳列など

【グロッサリー(食料雑貨)】へ
賞味期限の長い加工食品の陳列など

【その他】へ
ベーカリー・イートインコーナー・日用雑貨・他、テナントなど

 

下記は同じくスーパーマーケットで実際に働いた場合の待遇などを総合的に記してみました。

【総合:正社員】
スーパーマーケット(食料品店)で正社員として働いた場合の総合的な仕事量・人間関係・給料関係・休暇関係・勤務地異動条件など

【総合:パート・アルバイト】
スーパーマーケット(食料品店)でパート・アルバイトとして働いた場合の総合的な仕事量・人間関係・給料関係・休暇関係・勤務地異動条件など

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